Was kostet KI? Die Antwort reicht von null Euro bis zu Summen, die für einen kleinen Betrieb absurd klingen. Beides stimmt, je nachdem, was man unter KI versteht. Ein Chat-Programm für Mails ist etwas anderes als ein Assistent, der rund um die Uhr Kundenanfragen beantwortet.
Hier schlüsseln wir die KI-Kosten so auf, wie sie in einem kleinen Betrieb tatsächlich anfallen, mit einem Rechenbeispiel am Ende. Alle Beträge sind Richtwerte netto, Stand Herbst 2026. Die Anbieter ändern ihre Preise regelmäßig.
Stufe 1: Gratis
ChatGPT, Gemini, Claude, Copilot und andere gibt es in einer kostenlosen Version. Zum Ausprobieren und für gelegentliche Aufgaben reicht das. Die Grenzen liegen bei der Menge, bei einzelnen Funktionen und vor allem beim Datenschutz: In den Gratis-Versionen dürfen deine Eingaben meist für das Training verwendet werden. Kundendaten haben dort nichts verloren. Mehr dazu im Beitrag KI DSGVO-konform nutzen.
Stufe 2: Das Abo pro Person
Die Bezahlversionen der großen KI-Programme kosten pro Person rund 20 bis 30 Euro im Monat. Die Unternehmensvarianten liegen meist am oberen Ende, dafür gibt es Firmenkonten, gemeinsame Einstellungen, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und die Zusage, dass deine Daten nicht zum Training verwendet werden.
Eine Besonderheit ist Microsoft: Copilot in Outlook, Word und Teams kostet als Erweiterung rund 18 Euro pro Person und Monat zusätzlich zum Microsoft-365-Abo. Bei Google ist Gemini in vielen Workspace-Paketen schon enthalten.
Wichtig: Nicht jeder im Betrieb braucht ein Abo. Oft reichen eines oder zwei für die Leute, die viel schreiben und organisieren.
Stufe 3: Abrechnung nach Verbrauch
Sobald KI nicht mehr im Chat, sondern in einem automatischen Ablauf arbeitet, wird anders abgerechnet. Der Ablauf schickt jede Anfrage über eine Schnittstelle an das KI-Modell und zahlt nach Textmenge. Das klingt teuer, ist es für kleine Betriebe aber selten. Eine Kundenanfrage zu lesen, einzuordnen und eine Antwort vorzuschlagen kostet meist nur Bruchteile eines Cents bis wenige Cent. Bei ein paar hundert Anfragen im Monat bleibt das im einstelligen bis niedrigen zweistelligen Eurobereich.
Der Vorteil: Du zahlst nur, was tatsächlich passiert. Der Nachteil: Die Rechnung schwankt. Ein Ausgabenlimit beim Anbieter verhindert Überraschungen.
Stufe 4: Das Werkzeug für die Abläufe
Damit die KI Teil eines Ablaufs wird, braucht es ein Programm, das die Schritte verbindet: Formular, KI, CRM, Mail. Bekannte Werkzeuge sind Zapier, Make und n8n. Die ersten beiden rechnen nach Anzahl der Durchläufe ab, kleine Pakete kosten einige Euro bis einige Dutzend Euro im Monat. n8n kann auf einem eigenen Server laufen, dann zahlst du nur den Server, oft um die 10 bis 20 Euro im Monat. Was solche Abläufe leisten, steht im Beitrag KI-Automatisierung.
Stufe 5: Die Einrichtung
Der größte Posten ist meist nicht die Software, sondern die Arbeit, sie einzurichten. Einen einfachen Ablauf zu bauen, etwa Anfragen sortieren und ins CRM schreiben, kostet am Markt einmalig ab einigen hundert Euro. Größere Projekte mit mehreren Programmen und eigenem Assistenten liegen im vierstelligen Bereich. Dazu kommt ein kleiner laufender Aufwand für Pflege und Anpassungen.
Die Kosten, die auf keiner Rechnung stehen
- Einschulung. Ein, zwei Stunden pro Person, damit alle wissen, was sie tun. Die europäische KI-Verordnung verlangt das seit 2025 ohnehin.
- Kontrolle. Ergebnisse, die nach außen gehen, liest jemand gegen. Das kostet Zeit, gerade am Anfang.
- Eingewöhnung. In den ersten Wochen dauert manches länger als vorher. Das legt sich.
Ein Rechenbeispiel
Ein Handwerksbetrieb mit fünf Leuten, zwei davon im Büro:
- Zwei KI-Abos für das Büro: rund 50 bis 60 Euro im Monat.
- Ein automatischer Ablauf für Anfragen von der Website: KI-Verbrauch unter 10 Euro, Server für das Ablaufwerkzeug rund 15 Euro im Monat.
- Einrichtung des Ablaufs: einmalig einige hundert Euro.
Laufend also rund 80 Euro im Monat. Bei einem Stundensatz von 35 Euro für die Bürokraft hat sich das ab etwa zweieinhalb gesparten Stunden im Monat gerechnet. In der Praxis sparen schon die Abos allein deutlich mehr. Ein Beispiel in größerem Maßstab: Bei Feuerwasser, einem Handwerksbetrieb aus der Weststeiermark, spart die automatisierte Beantwortung von Social-Media-Kommentaren bis zu 40 Stunden Arbeit pro Woche.
Häufige Fragen
Was kostet ChatGPT für Unternehmen? Die Unternehmensversionen liegen pro Person im Bereich von 25 bis 30 Euro im Monat, je nach Paket und Laufzeit. Schau für den genauen Preis auf die Seite des Anbieters.
Kann die KI-Rechnung explodieren? Bei Abos nicht, da zahlst du einen festen Betrag. Bei Abrechnung nach Verbrauch setzt du ein Monatslimit, dann bleibt es im Rahmen.
Gibt es Förderungen? Immer wieder, die Töpfe ändern sich aber laufend. Den aktuellen Stand findest du im Beitrag Förderungen für Website und Digitalisierung.
Lohnt sich KI für einen Betrieb mit zwei Leuten? Ja, wenn sie bei einer Aufgabe hilft, die regelmäßig Zeit frisst. Mit einem Abo um 25 Euro und einer gesparten Stunde pro Woche ist die Rechnung schnell aufgegangen.
Der nächste Schritt
Du willst wissen, was KI in deinem Betrieb konkret kosten würde und was sie spart? Wir rechnen es mit dir anhand deiner echten Abläufe durch. Aus Bad Schwanberg in der Weststeiermark. Schreib uns.
Alle Preise: Richtwerte netto, Stand Herbst 2026, ohne Gewähr. Maßgeblich sind die aktuellen Preislisten der Anbieter.