Das Kontaktformular auf den meisten Websites macht genau eine Sache: Es schickt eine E-Mail. Die landet in office@, zwischen Rechnungen, Newslettern und Werbung. Manchmal landet sie im Spam. Manchmal liest sie jemand, denkt „mach ich morgen“ und vergisst sie. Der Kunde wartet, ruft beim nächsten Betrieb an, und du erfährst nie, dass es die Anfrage gegeben hat.
Ein E-Mail-Formular kann mehr. In diesem Beitrag zeigen wir, wie Anfragen von der Website automatisch im CRM landen, wer sie bekommt und wie keine mehr verloren geht.
Warum die Formular-Mail allein zu wenig ist
- Sie geht unter. Ein Posteingang ist kein Arbeitsplan. Niemand sieht, ob eine Anfrage beantwortet wurde.
- Sie kommt nicht immer an. Website-Mails werden von Mailprogrammen oft als verdächtig eingestuft. Ein Formular, das wochenlang nichts zustellt, fällt erst auf, wenn ein Kunde anruft und fragt, warum keiner antwortet.
- Sie weiß nicht, woher der Kunde kommt. Google, Facebook-Anzeige, Empfehlung? Ohne diese Angabe kannst du nicht sagen, welche Werbung sich lohnt.
- Sie muss abgetippt werden. Name, Telefonnummer und Anliegen wandern händisch ins Kundenprogramm, mit allen Tippfehlern, die dazugehören.
So läuft eine Anfrage richtig
So sollte es nach dem Absenden des Formulars automatisch weitergehen:
- Der Kontakt wird im CRM angelegt oder, wenn es ihn schon gibt, um die neue Anfrage ergänzt. Keine Dubletten, kein Abtippen.
- Die Quelle wird mitgespeichert. Das Formular merkt sich, über welchen Weg der Besucher auf die Website gekommen ist, auch wenn er vorher noch drei andere Seiten angeschaut hat.
- Die zuständige Person bekommt Bescheid, per Mail, im Teams-Kanal oder aufs Handy. Je nach Anliegen eine andere Person.
- Der Kunde bekommt eine Eingangsbestätigung mit einer realistischen Antwortzeit.
- Bleibt die Anfrage liegen, kommt eine Erinnerung. Nach einem Tag an den Zuständigen, nach zwei Tagen an die Chefin.
Technisch verbindet ein Automatisierungswerkzeug wie n8n das Formular mit dem CRM. Das Formular schickt die Daten im Hintergrund weiter, statt nur eine Mail zu verfassen. Eine Kopie per Mail kann es trotzdem geben, als Sicherheit.
Ein Beispiel aus der Praxis
Bei einem Kunden mit hochpreisigen Produkten landet jede Anfrage mit Produkt, Land und Herkunft automatisch im CRM. Dadurch ist sichtbar, welche Werbekanäle tatsächlich Anfragen bringen und welche nur Klicks.
Was das Formular dafür braucht
- Wenige, klare Felder. Name, Kontakt, Anliegen. Jedes zusätzliche Pflichtfeld kostet Anfragen. Was du für die Bearbeitung brauchst, darf aber gern als Auswahl abgefragt werden, etwa die Art des Auftrags.
- Versteckte Felder für die Herkunft. Die sieht der Besucher nicht, sie werden automatisch befüllt.
- Spamschutz. Ohne Schutz füllen Programme das Formular mit Werbung, und das CRM ist in einer Woche voll. Es gibt Varianten, die ohne die bekannten Bilderrätsel auskommen.
- Ein Datenschutzhinweis direkt am Formular, mit Link zur Datenschutzerklärung. Dort muss auch stehen, dass die Daten in einem CRM verarbeitet werden.
Wie viele Formulare hast du eigentlich?
Auf gewachsenen Websites gibt es oft mehr Formulare, als man denkt: Kontakt, Rückruf, Angebot, Newsletter, ein altes auf einer vergessenen Unterseite. Jedes schickt woanders hin, manche an Adressen von Mitarbeitern, die längst nicht mehr da sind. Für Websites mit Elementor haben wir dafür ein eigenes Plugin gebaut, das alle Formulare und ihre Empfänger auf einer Seite auflistet: Forms Inventory for Elementor.
Einmal im Monat testen
Die einfachste Maßnahme kostet zwei Minuten: Schick einmal im Monat selbst eine Anfrage über jedes Formular und schau, ob sie im CRM und beim Zuständigen ankommt. Wir haben mehr als einmal Formulare gefunden, die nach einem Update monatelang ins Leere geschickt haben.
Häufige Fragen
Brauche ich dafür ein CRM? Für die volle Lösung ja. Ein kostenloses CRM reicht für den Anfang.
Funktioniert das mit meiner Website? Mit WordPress und den gängigen Formular-Plugins fast immer. Bei Baukasten-Websites hängt es davon ab, ob das Formular Daten weitergeben kann.
Was ist, wenn das CRM ausfällt? Ein gut gebauter Ablauf schickt die Anfrage zusätzlich per Mail und meldet Fehler. So geht nichts verloren.
Ist das DSGVO-konform? Ja, wenn das CRM einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung hat, nur nötige Daten abgefragt werden und die Datenschutzerklärung stimmt.
Der nächste Schritt
Wir verbinden das Formular auf deiner Website mit deinem CRM, inklusive Herkunft, Benachrichtigung und Erinnerung. Damit kein Kunde mehr im Posteingang verloren geht. Aus Bad Schwanberg, für Betriebe in der ganzen Steiermark. Meld dich bei uns, gern auch über das Formular.