Software-Keys kaufen: Was in Österreich erlaubt ist – und was nicht

Office kostet beim Hersteller mehrere hundert Euro. In einem Onlineshop steht dasselbe Programm um 39 Euro. Die erste Reaktion ist fast immer dieselbe: Das kann nicht sauber sein. Manchmal stimmt das. Oft aber nicht – es gibt gute Gründe für große Preisunterschiede, und es gibt schlechte. In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du die beiden auseinanderhältst, worauf du in Österreich achten musst und was du im Streitfall wirklich in der Hand hast.

Ein Key ist nicht das Programm

Der Key ist nur der Nachweis, dass du ein Programm benutzen darfst. Das Programm selbst lädst du direkt beim Hersteller herunter. Deshalb besteht die ganze Lieferung aus einer Zeile Text in einer E-Mail – kein Paket, kein Datenträger, keine Verpackung. Wer dir zusätzlich eine eigene Installationsdatei mitschickt, ist der falsche Verkäufer: Windows und Office holst du dir immer von Microsoft selbst, den Key gibst du erst bei der Aktivierung ein.

Warum die Preise so weit auseinanderliegen

Es gibt saubere Gründe für einen niedrigen Preis:

• Einmalkauf statt Abo. Eine Office-Version, die du einmal kaufst und dauerhaft behältst, kostet weniger als ein Abo über mehrere Jahre. Dafür bekommst du keine neuen Versionen.
• Gebrauchte Lizenzen. Wenn eine Firma zusperrt oder auf andere Programme umsteigt, bleiben Lizenzen übrig. Die dürfen in Europa weiterverkauft werden. Dazu gleich mehr.
• Mengeneinkauf. Händler kaufen größere Pakete und geben einen Teil des Rabatts weiter.
• Ältere Version. Office 2019 kostet deutlich weniger als die aktuelle Ausgabe und tut für die meisten Betriebe genau dasselbe.

Und es gibt die unsauberen Gründe:

• Keys, die für Schulen, Behörden oder Gerätehersteller gedacht waren und gar nicht weiterverkauft werden dürfen.
• Keys aus Ländern mit viel niedrigeren Preisen, die für den europäischen Markt nicht bestimmt sind.
• Keys, die mit gestohlenen Kreditkarten gekauft wurden. Die funktionieren am Anfang und werden später gesperrt.

Der Preis allein verrät dir nicht, welcher Fall vorliegt. 39 Euro sind weder ein Beweis für Betrug noch einer für Sauberkeit. Entscheidend ist, wer verkauft.

Gebrauchte Lizenzen sind erlaubt – unter Bedingungen

Der Europäische Gerichtshof hat das schon 2012 entschieden: Wer eine Software dauerhaft gekauft hat, darf sie weiterverkaufen. Auch dann, wenn sie nie auf einer CD lag, sondern heruntergeladen wurde. Der Hersteller kann das nicht verbieten. Drei Bedingungen gehören aber dazu:

• Die Lizenz muss dauerhaft gekauft worden sein. Alles, was gemietet ist – also die üblichen Monats- und Jahresabos –, fällt raus.
• Der Vorbesitzer muss seine Kopie gelöscht haben. Zweimal dieselbe Lizenz benutzen geht nicht.
• Die Herkunft muss nachvollziehbar sein, vom ersten Käufer bis zu dir.

Der letzte Punkt ist der wichtige: Wenn es Streit gibt, musst du nachweisen, dass alles seine Ordnung hat – nicht der Hersteller das Gegenteil. Deshalb ist der Beleg genauso wertvoll wie der Key selbst. Nur die Zeichenfolge in einer E-Mail ohne Rechnung dahinter ist im Ernstfall wenig wert.

Woran du einen seriösen Shop erkennst

Diese Punkte kannst du in fünf Minuten selbst prüfen, bevor du bestellst:

• Firmensitz im Impressum. Vollständiger Name, echte Adresse, Telefonnummer – in Österreich oder zumindest in der EU. Ein Postfach in Übersee ist ein Ausschlussgrund.
• Eine ordentliche Rechnung. Mit ausgewiesener Steuer und Steuernummer. Ohne Rechnung hast du keinen Nachweis, und ohne Nachweis hast du nichts.
• Klare Angabe, was du bekommst. Welche Version, für wie viele Geräte, dauerhaft oder auf Zeit. Wenn das schwammig bleibt, ist das kein Zufall.
• Ein Mensch, den du erreichst. Ruf einmal an oder schreib eine Frage, bevor du bestellst. Wer vor dem Kauf nicht antwortet, antwortet nachher sicher nicht.
• Zahlungsweg mit Absicherung. Kreditkarte oder ein Bezahldienst mit Käuferschutz. Vorauskasse per Überweisung an einen unbekannten Anbieter ist verlorenes Geld, wenn etwas schiefgeht.
• Bewertungen außerhalb der eigenen Website. Auf der eigenen Seite stehen überall fünf Sterne. Schau bei Google und in Bewertungsportalen nach – und lies die schlechten Bewertungen zuerst.
• Keine künstliche Eile. Countdown-Uhren, „nur noch 2 Stück“ und durchgestrichene Fantasiepreise sind kein Beweis für Betrug, aber ein Hinweis darauf, wie dort gearbeitet wird.
• Auskunft zur Herkunft. Frag einfach, woher die Lizenzen stammen. Ein seriöser Händler kann das beantworten.

Zwei Dinge, die in Österreich besonders wehtun

Das Rückgaberecht ist schneller weg, als du denkst. Beim Einkauf im Internet hast du normalerweise 14 Tage Zeit, es dir anders zu überlegen. Bei einem Key gilt das nur so lange, bis du der sofortigen Zusendung zustimmst – und genau das ist das Häkchen, das du beim Bestellen setzt. Ist der Key einmal bei dir, gibt es kein Zurück, weil du ihn doch nicht brauchst. Das ist rechtens und bei jedem Anbieter gleich. Überleg dir also vorher, welche Version du wirklich willst.

Der Firmensitz entscheidet, ob du zu deinem Recht kommst. Für Software gilt die zweijährige Gewährleistung genauso wie für eine Waschmaschine. Ein Key, der nach drei Monaten gesperrt wird, ist ein Mangel, und der Händler muss dafür geradestehen. Nur nützt dir das wenig, wenn die Firma in Hongkong sitzt und auf keine E-Mail antwortet. Der Sitz des Händlers ist deshalb kein Nebendetail, sondern der Punkt, an dem sich im Ernstfall alles entscheidet.

Was für Betriebe zusätzlich gilt

• Rechnung aufheben, solange die Software läuft. Nicht nur die üblichen sieben Jahre. Der Nachweis ist erst wertlos, wenn das Programm vom Rechner runter ist.
• Eine Lizenz pro Arbeitsplatz. Ein Key auf fünf Rechnern ist kein Sparen, sondern ein offener Fehler.
• Lizenzen, die mit dem Gerät gekauft wurden, bleiben beim Gerät. Beim neuen Notebook brauchst du eine neue Lizenz.
• Schreib auf, was wo läuft. Eine einfache Liste mit Gerät, Programm, Key und Rechnungsdatum. Beim Mitarbeiterwechsel oder bei einer Prüfung durch den Hersteller ist das die halbe Miete.

Wer im Betrieb ohnehin gerade aufräumt: Für die Website gibt es den passenden Selbst-Check im Beitrag Website überprüfen.

Unsere eigene Erfahrung

Wir kaufen unsere Windows- und Office-Lizenzen bei myshop4you.at. Das ist ein österreichischer Händler aus Wildon in der Steiermark – also aus der Nachbarschaft, keine Briefkastenfirma im Ausland. Was für uns passt: Es gibt eine Adresse und einen Ansprechpartner, den man erreicht. Der Key kommt kurz nach der Bestellung per E-Mail, die Rechnung ebenso. Bei mehreren Lizenzen gibt es gestaffelte Preise, und wenn bei der Aktivierung etwas hakt, bekommt man Hilfe per Mail statt eines Formulars ins Leere.

Das ist unsere Erfahrung aus der Praxis, keine Garantie für jeden Fall. Die Punkte aus der Liste oben solltest du trotzdem selbst durchgehen – bei jedem Händler, auch bei diesem.

Offenlegung: Wir arbeiten mit myshop4you zusammen und empfehlen einander weiter. Für diesen Beitrag ist kein Geld geflossen.

Häufige Fragen

Ist ein Key um 39 Euro automatisch illegal? Nein. Gebrauchte und ältere Lizenzen sind legal deutlich billiger als der Listenpreis. Der Preis allein sagt nichts – der Verkäufer schon.
Was mache ich, wenn der Key nicht mehr funktioniert? Sofort schriftlich beim Händler melden, mit Rechnungsnummer und dem Fehler, den der Rechner anzeigt. Er muss dir eine funktionierende Lizenz verschaffen oder das Geld zurückgeben. Ruf nicht beim Hersteller an – der ist nicht dein Vertragspartner.
Brauche ich Windows Home oder Pro? Home reicht für einen einzelnen Rechner im Betrieb. Pro brauchst du, wenn der Rechner in einem Firmennetzwerk hängt, du dich aus der Ferne draufschalten willst oder die Festplatte verschlüsselt werden soll.
Abo oder Einmalkauf? Rechne es für drei Jahre durch. Der Einmalkauf ist meist günstiger, du bekommst aber keine neuen Versionen und irgendwann keine Sicherheitsaktualisierungen mehr. Das Abo ist teurer, dafür immer aktuell und mit Speicherplatz im Netz.
Muss ich Office überhaupt kaufen? Nicht unbedingt. Für Angebote, Listen und Briefe reichen kostenlose Programme oft aus. Wenn du aber täglich Dateien mit Steuerberater, Lieferanten oder Behörden austauschst, ersparst du dir mit dem Original viel Ärger beim Formatieren.

Der nächste Schritt

Wir handeln nicht mit Lizenzen – wir bauen Websites und automatisieren Abläufe. Wenn du aber gerade deine digitalen Werkzeuge im Betrieb durchgehst und eine ehrliche zweite Meinung brauchst, schau bei uns vorbei. Aus Bad Schwanberg in der Weststeiermark, mit kurzen Wegen und einem festen Ansprechpartner. Melde dich bei uns, das Erstgespräch kostet nichts außer einer halben Stunde.

Rechtliche Grundlagen: EuGH 3.7.2012, C-128/11 (UsedSoft/Oracle) zum Weiterverkauf gebrauchter Softwarelizenzen; § 18 Abs 1 Z 11 FAGG zum Entfall des Rücktrittsrechts bei digitalen Inhalten; Gewährleistung für digitale Leistungen nach dem VGG. Dieser Beitrag gibt Erfahrungen aus der Praxis wieder und ersetzt keine Rechtsberatung.